Ekspansi bisnis di sektor ritel serta makanan dan minuman (F&B) di Indonesia menuntut efisiensi pada bagian operasional atau back office. Pengelolaan administrasi secara manual berpotensi menjadi hambatan ketika perusahaan tumbuh besar. Sebagai contoh, Kenangan Brands memiliki lebih dari 1.300 gerai dan mempekerjakan hampir 10.000 karyawan di seluruh Indonesia. Perusahaan tersebut memperkirakan harus mengelola sekitar 20.000 dokumen ketenagakerjaan setiap tahunnya. Oleh karena itu, digitalisasi back office menjadi langkah penting untuk mendukung kelancaran ekspansi bisnis.
Langkah pertama adalah mengadopsi sistem layanan digital terpercaya. Untuk mendukung proses administrasi dalam skala besar, perusahaan dapat mengadopsi layanan digital trust, seperti yang dilakukan Kenangan Brands dengan menggunakan layanan dari Privy. Layanan ini membantu mengamankan dan mempercepat alur kerja dokumen. Andre Christian, yang menjabat sebagai Group HRIS & People Analytics di Kenangan Brands, serta Ratu Rima Novia Rahma selaku VP Marketing & Communication di Privy, menekankan pentingnya digitalisasi dalam mendukung pengelolaan operasional dan administrasi perusahaan secara efisien.
Langkah kedua adalah mempercepat waktu pemrosesan dokumen legal. Dengan beralih dari metode tradisional ke sistem digital, perusahaan dapat mengurangi waktu pengurusan legal hingga 30% lebih cepat. Percepatan proses administrasi ini penting seiring dengan bertambahnya jumlah gerai dan tenaga kerja, sebagaimana yang menjadi fokus Jeremiah selaku Senior Manager Compensation Benefit, HR Strategy, and Performance Management di Kenangan Brands. Waktu yang dihemat memungkinkan manajemen untuk lebih fokus pada operasional bisnis.
Bantuan 19 Ton Dikirim untuk Korban Gempa NTT
Langkah ketiga adalah memastikan kepatuhan hukum dan integritas dalam proses administrasi. Menjaga integritas dan transparansi sangat penting di berbagai bidang, sejalan dengan pesan Presiden Prabowo yang memberi wejangan kepada pamong praja muda agar tidak korupsi. Dalam lingkup korporasi, keamanan dan keabsahan hukum dapat dijaga dengan menggunakan platform berstatus Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Sebagai contoh, Privy selaku PSrE menyediakan Certificate Warranty hingga Rp1 miliar untuk memberikan perlindungan tambahan pada dokumen elektronik.
Langkah keempat adalah terus beradaptasi dengan pembaruan perangkat teknologi. Perusahaan harus siap menyesuaikan diri ketika sebuah layanan digital dihentikan dan mencari alternatif pengelolaan dokumen yang sesuai. Sebagai contoh, Microsoft resmi menghentikan layanan aplikasi pemindai dokumen Microsoft Lens. Informasi mengenai penghentian layanan tersebut terungkap melalui dokumen dukungan resmi Microsoft yang dikutip dari laman Lifehacker.
Ayah di Subang Ditangkap Polisi, Diduga Perkosa Anak Kandung Selama 4 Tahun
Melalui langkah-langkah digitalisasi back office ini, perusahaan ritel dan F&B dapat menjaga kelancaran administrasi di tengah laju ekspansi. Pengelolaan puluhan ribu dokumen ketenagakerjaan dapat berjalan lebih cepat, aman, dan memiliki kepastian hukum untuk menopang pertumbuhan bisnis.
